Svět konferencí, kongresů, eventů a incentiv se proměňuje v důsledku řady trendů. My jsme pro vás vybrali sedm z nich, které považujeme za zvlášť výrazné. A věříme, že pokud váš business v tomto segmentu ještě neovlivňují, stane se tak co nevidět.
Konference se stále častěji konají v netradičních prostředích
|
Doby, kdy se meetingy odehrávaly výhradně v klasických kongresových prostorech, jsou ty tam. Nabídka organizátorů se musí přizpůsobit měnícím se požadavkům zákazníků, v jejichž řadách začínají dominovat mileniálové. Ano, skupina, které jsme se na stránkách COT věnovali bezpočtukrát, a která svými požadavky a zvyklostmi mění svět, pracovní nevyjímaje. Touha mileniálů po autentických zážitcích se samozřejmě projevuje i v oblasti MICE. Jen máloco je tak vzdáleno představám mileniálů jako kongresová hala v divadelním uspořádání plná podřimujících upjatých „kravaťáků“. Nejspíš je příliš neoslovíte ani akcí uspořádanou v honosném zámeckém prostředí, jakkoli by bylo netradiční a exkluzivní. Dnešní MICE akce se čím dál častěji přesouvají do plenéru, do někdejších industriálních areálů (odtud pramení třeba i popularita Dolní oblasti Vítkovic) či jiných netypických prostor. Ještě před pár lety by asi málokoho napadlo uspořádat meeting na hausbótu, ve fotografickém ateliéru, v jógovém studiu, stodole či dokonce v jeskyni. A dnes? Žádný problém! Kreativitě se v tomto případě meze nekladou.
Velkým plusem je, pokud je daný prostor variabilní. Organizátorům to dává šanci sál po jednání jakoby mávnutím kouzelného proutku přetvořit třeba v stylový hudební klub s barem, kde se účastníci konference rádi sejdou na večerní neformální networking. K tomuto účelu se používají třeba i klasické kancelářské open spacy.
Ani oblasti kongresového a incentivního průmyslu se nevyhýbají některé principy sdílené ekonomiky. Nepředstavujte si ale, že by snad organizátoři kongresů řešili ubytovací požadavky účastníků prostřednictvím Airbnb a oficiálním dopravcem jejich akcí byl Uber. I když ani to nejde a priori vyloučit. Rysy sdílené ekonomiky jsou však patrné zejména ve způsobu rezervace meetingových prostor. K tomuto účelu dnes slouží aplikace, pomocí kterých si mohou organizátoři MICE akcí jednoduše rezervovat prostor včetně návazných služeb dle svých požadavků a finančních možností. Jednou z takových aplikací je i MeetingPackage.com, kterou jsme detailně představili v minulém vydání a která funguje i v České republice. Ze zahraničních zmiňme třeba projekty společností Spacebase nebo Kapow.
Ruku v ruce s pronájmem kongresových prostor jdou i návazné služby včetně cateringu. I zde se projevují trendy spojované s mileniály. Předně jídlo nemá být jen pouhým prostředkem k doplnění energie, ale i zážitkem. I cateringové firmy se tak musejí předhánět v kreativitě, zejména pokud jde o zpracování surovin. Ty přitom nemusejí být nutně exotické, spíše naopak – dnešní zákazník upřednostňuje kvalitní lokální suroviny. Už proto, že mu víc než dřív záleží na místních komunitách. Sociální odpovědnost je dnes otázkou, kterou řeší nejen firmy, ale i jednotlivci… Zároveň je ale třeba pamatovat na to, že přibývá lidí s různými potravinovými alergiemi, stejně jako lidí, kteří ze zdravotních, etických či jiných důvodů přistupují k všelijakým dietám. Raw food, slow food, vegan, bio, super potraviny atp. jsou hesly dneška. Sbohem, oschlé chlebíčky a vyprchaná minerálko, vás už dnes nikdo nechce…
(O specifických trendech v cateringu MICE si můžete podrobněji přečíst v samostatném článku na str. 18.)
 |
 |
|
Bez moderních technologií to dnes už nejde
|
Dnes na letištích, zítra v konferenčních centrech?
|
O tom, že jsou mileniálové prakticky neustále on-line, se netřeba rozepisovat. Stačí se jen rozhlédnout kolem sebe. Třeba ráno v tramvaji. Nebo se nenápadně podívat mladým kolegům v kanceláři přes rameno – ano, to modré okno, které vykukuje zpod složité excelové tabulky nebo rozepsaného textu ve Wordu, to je Facebook. Případně tam najdete Instagram, Twitter, Snapchat, LinkedIn či jinou sociální síť. Dnešní generace prostě miluje virtuální sociální kontakty, ať se vám to líbí, nebo ne. Bojovat proti tomu nemá smysl. Moudří už dávno pochopili, že tomuto trendu je třeba se přizpůsobit, resp. jít mu naproti. Organizátoři kongresů proto nechávají účastníkům dostatek času, aby mohli před začátkem akce navázat kontakty prostřednictvím sociálních sítí, domluvit si schůzky v rámci akce a pokračovat v diskusích po jejím skončení. Zvyšuje to totiž efektivitu akcí, neboť účastníci mají šanci věci společného zájmu prodiskutovat hlouběji. A zapomenout nesmíme ani na skutečnost, že sociální sítě mohou být pro organizátory akcí cenným zdrojem dat o účastnících, stejně jako platformou pro získávání zpětné vazby či obousměrnou komunikaci. Dnešní konference jsou totiž mnohem víc interaktivní, účastníci mají potřebu nejen poslouchat zajímavé přednášky, ale také se k nim vyjadřovat, polemizovat či téma dále rozvíjet.
Využívání nejmodernějších aktuálně dostupných technologií není ničím novým, jedná se ovšem o trend setrvalý. Svět MICE a moderní technologie spolu zkrátka půjdou ruku v ruce, dokud je blackout nerozdělí. Mění se ovšem povaha technologií, resp. jejich vnímání. Zatímco dříve měli organizátoři konferenčních akcí hrůzu z toho, že je skupinové videokonference připraví o účastníky, dnes je možnost virtuální účasti na konferenci šancí obohatit program o vystoupení zajímavých řečníků z druhého konce světa. Živé vysílání přes Facebook zase umožňuje rozšířit okruh těch, ke kterým se mají myšlenky sdělované na konferencích dostat. Běžně se dnes také na konferencích pracuje s virtuální realitou (či rozšířenou realitou), do hry se zapojují drony a další technické vymoženosti. Na konferencích se můžeme setkat i s virtuálními asistentkami, které pomáhají účastníkům s registracemi či navigací k jednacím sálům apod. A lidský potenciál může být lépe využit při přípravě obsahu akcí. Pravda, některé technologie mohou úzkostlivým povahám nahánět strach, protože zavánějí šmírováním. To je i případ tzv. beacon technologie, která monitoruje pohyb účastníků po místě konání kongresu – díky čipům umístěným třeba do jmenovek účastníků lze sledovat, jaký zájem je o tu kterou část kongresu, kolik účastníků navštívilo doprovodnou výstavu, jak je aktuálně zaplněna která z restaurací centra apod. Tato zpětná vazba poskytovaná v reálném čase umožňuje organizátorům pružně řešit problémy typu neúměrně dlouhých front apod. a lépe plánovat příští akce.
Ekonomice se ve většině světových regionů daří, a to se (byť s určitým zpožděním) odráží i na stoupajících investicích do oblasti MICE. Uvidíme, jaká bude realita, podle průzkumů to každopádně vypadá, že na letošní rok plánovaly firmy alokovat do meetingů a incentiv více peněz než v loňském roce. Kupříkladu zpráva SITE Index 2017 zpracovaná společností J.D.Power ve spolupráci s nadací Society for Incentive Travel Excellence uváděla, že zhruba polovina firem nakupujících služby v oblasti MICE plánovala pro letošní rok navýšení rozpočtů na tyto účely a 60 procent mělo v plánu se více věnovat svým incentivním programům. A zpráva IPA Bellweather, která se pravidelně zabývá rozpočty na marketing, hovořila o tom, že výdaje na eventy letos stoupnou zhruba o 10 procent. Zhruba čtvrtina marketingových rozpočtů měla být letos v průměru věnována na oblast MICE. S ohledem na ekonomický vývoj ve světě se dá předpokládat, že k dalšímu navýšení prostředků na meetingy, eventy a incentivy dojde také v příštím roce. To ale neznamená, že firmy přestaly hledět na to, za co a s jakou efektivitou v oblasti MICE utrácejí. Ba naopak, stejně jako v případě služebních cest bude i u meetingů, eventů a incetiv čím dál více firem nastavovat striktní pravidla, resp. tzv. Strategic Meetings Management programy, jež pomáhají snižovat náklady, zvyšovat efektivitu, minimalizovat rizika a v konečném důsledku vedou k vyšší atraktivitě a účinnosti MICE akcí.
Téma bezpečnosti rezonuje odvětvím MICE už řadu let a nic nenasvědčuje tomu, že by se to mělo v příštích letech změnit. Bezpečnost destinace je jedním z klíčových faktorů, který rozhoduje o tom, kde se ta která mezinárodní akce uskuteční. V tomto ohledu má Česká republika coby šestá nejbezpečnější destinace světa řadu bodů k dobru. Aktuální dění ve světě nicméně nasvědčuje tomu, že bezpečnostními aspekty se budou organizátoři kongresů zabývat čím dál víc. Zřejmě není daleko doba, kdy budou účastníci při vstupu na kongres (minimálně v některých destinacích) procházet bezpečnostními rámy jako na letišti či na Pražském hradě, případně budou obvyklá i jiná bezpečnostní opatření. O tom, že již dnes jsou hotely a konferenční centra prošpikovány bezpečnostními kamerami, ani netřeba hovořit. Vždy zároveň půjde o to, nalézt rovnováhu mezi bezpečností a komfortem účastníků, což není vždy jednoduché. Ale nejde jen o fyzické bezpečí kongresových účastníků. Minimálně v evropském kontextu bude čím dál větší roli hrát také ochrana osobních údajů účastníků kongresů – to kvůli změnám v důsledku nařízení GDPR.
Foto: Shutterstock.com
Vážení čtenáři, Váš oblíbený portál Celyoturismu.cz bude v horizontu 3 měsíců uzavřen. To podstatné z cestovního ruchu – vývoj, statistiky, analýzy, legislativní problematiku atd. – proto nově najdete na zpravodajském portálu Hospodářské komory ČR www.komoraplus.cz a také ve...
Asociace hotelů a restaurací ČR (AHR) ve spolupráci se společností Data Servis – informace zveřejnila výsledky vývoje tržeb v ubytovacích a stravovacích zařízeních za první čtvrtletí letošního roku. Z průzkumu vyplývá, že provozovatelé restaurací zažívají postupný návrat hostů na...
Během 84. valného shromáždění konfederace HOTREC, které se uskutečnilo v Praze, obdržel Pavel Hlinka evropské ocenění za svůj mimořádný přínos k propagaci odvětví cestovního ruchu a pohostinství v České republice. V tiskové zprávě to uvedla Asociace hotelů a restaurací České republiky (AHR...
