Recepční systémy nabízejí široké možnosti využití

Dnes je samozřejmostí, že menší i větší hotely a stejně tak i penziony i další ubytovací zařízení využívají speciální recepční a rezervační systémy. Na trhu jich je k dispozici celá řada, některé z nich dokonce v základní verzi zdarma. V následujícím textu jsme se pokusili shrnout, co všechno systémy nabízejí a jak dokážou provozovatelům ubytovacích zařízení usnadnit práci.

Některé firmy nabízejí jen recepční systémy, jiné dokážou propojit více aplikací, takže hotel s wellness zónou či zařízení zaměřené i na bankety a firemní akce může mít svůj recepční systém propojený i se systémem rezervací wellness zóny či jednoduše spravovat objednávky na bankety. Často jsou k dispozici i zajímavé statistky, ze kterých mohou hoteliéři získat potřebné informace o obsazenosti hotelu či sezonnosti rezervací.

Základem všech systémů je recepční modul, který umožňuje spravovat on-line rezervace ubytování, nabízet hostům speciální ceny či vytvářet zajímavé pobytové balíčky. Často mohou uživatelé vytvářet databáze hostů, které mohou později využít ke komunikaci s klienty, některé systémy třeba evidují i data narození hostů, takže jim hotely mohou zasílat přání. Nedílnou součástí se dnes už stává propojení systému na různé rezervační portály, channel managery či GDS. V neposlední řadě pak není problém odlišit individuální rezervaci od firemní. Cenu recepčního systému stanovují jednotlivé firmy bez výjimky podle velikosti ubytovacího zařízení a počtu pokojů, případně lůžek. K základnímu modulu lze pak dokupovat další systémy. Hoteliéři a majitelé penzionu si tak mohou vytvořit systém doslova šitý na míru jejich potřebám a požadavkům.

Zájem je hlavně o channel management

Například uživatelé systému Previo si vedle základní recepční funkce či možnosti cenových úprav nebo správy rezervací oblíbili například upravenou správu skupinových rezervací spolu s rozdělením hotelového účtu na pokojový a skupinový, či funkci rychlého check-inu. „Velice nás těší i velké rozšíření mobilní aplikace, kterou jsme představili minulý rok, a která supluje základní funkce recepčního systému. Hotel tak lze mít pod kontrolou, i když zrovna manažer není u počítače. Trochu nás mrzí, že klienti nevyužívají naplno statistiky, které jsme doplnili o hodně ukazatelů,“ říká Monika Diblíková, marketingová manažerka systému Previo. Klienti systému SmartHotel zase hojně využívají propojení recepčního systému na rezervační portály a channel managery. „Největší poptávka za poslední rok je právě po channel mana­gementu,“ říká Tomáš Tykač ze společnosti SmartHotel. Jeho slova potvrzuje i Filip Kühnel ze společnosti HotelTime. Další využití funkcí pak záleží na preferencích konkrétního ubytovacího zařízení.

Ochrana osobních údajů stojí v popředí zájmů firem

Velkou pozornost věnují jednotlivé systémy i ochraně osobních údajů. „Hotel má na jedné straně povinnost data o hostech sbírat a hlásit na cizineckou policii. Na druhou stranu právě z důvodu ochrany osobních údajů není žádoucí tato data uchovávat. Citlivé údaje, jako například číslo dokladu nebo datum narození, si mohou hotely odmazávat. Uchování dalších údajů jako je e-mailová adresa si nechávají od hosta schválit například společně s podpisem registrační karty,“ popisuje Hedvika Trunečková ze společnosti ASW Systems, která na českém trhu nabízí systém protel. Pro údaje o platebních kartách využívá systém protel standard zvaný PCI Compliance (Payment Card Industry). Při dodržování tohoto standardu se údaje o platebních kartách neuchovávají v databázi systému a přístup k nim mají pouze autorizovaní uživatelé. Právě nastavení různých autorizací pro jednotlivé uživatele systémy hojně využívají i v rámci ochrany osobních údajů hostů. „Naše produkty obsahují řadu nastavení v oblasti uživatelských přístupů tak, aby k citlivým údajům měly přístup jenom oprávněné osoby,“ říká Martin Černý ze společnosti Mefisto Solutions. Pokud hoteliér chce, může svým zaměstnancům zakázat přístup k citlivým datům i v systému Previo nebo HotelTime.

Jednoduché nastavení cen i balíčků

Ve všech systémech lze pak velmi efektivně pracovat i s cenami za ubytování. Některé mají k dispozici velmi propracované pobytové balíčky, u jiných lze nastavit odlišné cenové hranice při ubytování na určitou dobu či při určité obsazenosti. „Základní slevy jako jsou first minute a last minute a dlouhodobý pobyt jsou samozřejmostí. Previo ale mimo jiné umožňuje nastavení nevratné a akční ceny. V neposlední řadě je to i možnost generování slevových kuponů. Pro zahraniční portály pak máme k dispozici funkci revenue management, kde klient může nastavit slevu/příplatek v závislosti na počtu obsazených pokojů,“ doplňuje Diblíková. A podobně hovoří i Tomáš Tykač ze společnosti SmartHotel: „Máme k dispozici neomezený počet cenových strategií jak pro hosty, tak pro obchodní partnery. Tento systém je pak možné kombinovat s možností klasických slev. Samostatnou kapitolou je správa cen pro channel mana­gement, kde se dají ceny nastavovat pro jednotlivé dny, a to i v režimu last minute nebo speciálních akcí portálů.“

V systému HotelTime lze nastavit slevy již do cenových plánů, aby se při založení rezervace sleva aplikovala automaticky, nebo je možné aplikovat konkrétní slevu při vyúčtování rezervací. „Sleva se také promítá v rámci našeho CRM systému, jehož součástí je sofistikovaný věrnostní program, který sám hlídá výši tržeb od jednotlivých klientů a podle předem nastaveného limitu upozorní na získání některé z úrovní věrnostního programu, jež může být spojen s určitou slevou,“ dodává Filip Kühnel.

Důležitá data pro marketingové akce

Data z recepčních a rezervačních systémů lze v neposlední řadě využít i k marketingovým účelům, což uživatelé velmi oceňují. Hedvika Trunečková tyto možnosti konkretizuje: „Modul protel Messenger, WBE nebo Voyager pomáhá zůstat hotelům se svými hosty stále ve spojení. Mes­senger je možné používat na mailing na základě událostí přímo v systému. Například všem hostům se tři dny před příjezdem automaticky zašle e-mail s nabídkou služeb na dobu pobytu. Tento modul lze samozřejmě využívat i k zasílání newsletterů.“ A podobné funkce budou brzy i součástí systému Previo. V nově připravované verzi mailingu bude možné hostovi automaticky poslat několik dní před příjezdem instrukce k příjezdu a po odjezdu poděkovat za pobyt i případně zaslat slevový kód na další pobyt, který host může uplatnit přímo v rezervačním formuláři. Mimo to Previo hlídá, kdo z bývalých hostů má narozeniny, a management hotelu mu tak může zaslat blahopřání. A pokud má narozeniny ubytovaný host, i na tuto skutečnost systém upozorní.

Všechny systémy jsou potom k dispozici v několika jazycích a samozřejmostí je většinou i verze pro mobilní zařízení. Některé systémy navíc fungují v rámci tzv. cloudového řešení, tudíž jsou k dispozici v rámci internetu bez ohledu na hardwarovou infrastrukturu uživatele. To s sebou přináší i další výhody, jako je konec nutnosti aktualizace nových verzí systému. V neposlední řadě pak uživatelé vítají i channel management, kdy jim recepční systém zajistí přístup většinou k více než dvěma stovkám českých i zahraničních rezervačních a distribučních portálů.

Foto: Thinkstockphotos.com